Vivimos en un mundo que evoluciona con gran rapidez y en el que cada individuo debe optimizar el uso que hace de un tiempo ya de por sí sobrecargado. Cambiar de planes en el último momento u olvidar una reserva o cita es algo totalmente normal, pero, para las empresas y las organizaciones, esto tiene un coste enorme que no debe subestimarse. En España, se pierden de media al año 11 millones de citas programadas. Otros sectores, como el de la restauración y la belleza, también han acusado la pérdida de citas por la falta incomparecencia de los clientes. Y, aunque sabemos que se trata de una situación a la que hay que ponerle fin, no siempre sabemos cómo lograrlo. Una posible solución podría residir en el envío de SMS profesionales como recordatorios de cita por SMS.
¿Qué es un SMS de recordatorio de cita?
Los SMS de recordatorio de cita son alertas en forma de mensajes de texto. Se pueden enviar a clientes, pacientes o consumidores para recordarles que próximamente tienen una cita. Con un sistema eficaz de recordatorio de citas por SMS, empresas y organizaciones pueden reducir el número de ausencias en las citas y reservas.
¿Por qué son tan eficaces los recordatorios de citas por SMS?
Este tipo de SMS es la forma más rápida y sencilla de contactar con los clientes. Gracias a su tasa de apertura del 98%, constituyen la solución más eficaz para comunicarse con los clientes. Los recordatorios de citas automatizados pueden incluso permitir una comunicación bidireccional, de manera que los clientes también puedan transmitir información. Además de unos mensajes de recordatorio sencillos, puedes ofrecer a tus clientes la posibilidad de responder para cancelar la cita. Veamos un ejemplo:
Hola Pedro, Te recordamos tu reserva en el restaurante Centric a las 21:00 h el 30 de mayo. Para confirmar tu asistencia, responde «S» a este mensaje. Para anular tu reserva, responde «N».
¿Qué ventajas ofrecen los recordatorios de citas por SMS a empresas y clientes?
Enviar SMS de recordatorio de citas no solo permite reducir el número de ausencias, sino que también evita las llamadas telefónicas inútiles para recuperar a los clientes. En este tipo de servicio, una opción complementaria que resulta muy útil es la posibilidad de reprogramar citas. Una plataforma de SMS eficaz ofrece a los clientes la posibilidad de cancelar sus citas y reservas, así como de aplazarlas a través de un enlace que redirija al cliente a tu portal de reservas. Es decir, de este modo, cuando se cancele una reserva, siempre tendrás la posibilidad de programar otra cita en su lugar.
Si quieres ir todavía un paso más allá, puedes usar un sistema de lista de espera. Con ello, el hueco de la reserva cancelada se propondrá automáticamente a la siguiente persona de la lista de espera, sin necesidad de que intervengas. Así, tu agenda no tendrá huecos que no te aporten ingresos.
Gracias al envío de SMS profesionales para gestionar tu sistema de citas, podrás mejorar el grado de satisfacción de los clientes y aligerar tu carga de trabajo.
Otro de los métodos que utilizan las empresas para reducir las ausencias consiste en solicitar un adelanto en el momento de formalizar la reserva. Posteriormente, si el cliente no se presenta, la empresa se quedará con dicho importe. Si bien es cierto que esta práctica no tiene nada de malo, siempre pueden surgir confrontaciones y situaciones desagradables si el cliente se queja por haber perdido dinero. Además, te verás en la difícil posición de tener que determinar qué constituye o no una situación de fuerza mayor si el cliente no se presenta. Al enviar SMS de recordatorio de citas, no solo no tendrás que pedir un adelanto, sino que también evitarás el descontento de los clientes y protegerás tu reputación.
¿Qué hacer si, aún así, los clientes no se presentan?
Por mucho que te esfuerces en evitarlo, siempre habrá un pequeño porcentaje de personas que no acudirá a la cita. ¡La perfección no existe! ¿Cuál sería entonces la solución? Envíales un mensaje después de la cita para confirmar que vaya todo bien. Veamos un ejemplo:
Hola Marcos, Lamentamos que no hayas podido acudir a tu cita del viernes 12 de mayo. ¿Hay algo en lo que podamos ayudarte? Si es así, pincha en el enlace para hablar con un miembro del equipo. [Insertar URL]
Aunque con esto no vayas a ganar nada en términos económicos, este mensaje tiene dos funciones. Por un lado, puede haber multitud de razones perfectamente legítimas por las cuales el cliente no se haya presentado. Con un mensaje como este, le demuestras que su ausencia no te ha supuesto ninguna molestia y el cliente podrá volver a reservar con total tranquilidad para acudir a tu establecimiento. Por otro lado, este tipo de mensaje apela a su conciencia y evita que la negligencia pase desapercibida. El mensaje enviado transmite la idea de que «nuestro equipo ha notado tu ausencia».
Informe de la cita
Como ya hemos mencionado, algunas empresas consideran que una de las principales ventajas de los SMS de recordatorio de citas es que ofrecen la posibilidad de mantener una conversación bidireccional. Gracias a esta función, las empresas pueden añadir en sus SMS una opción de cancelación. En cuanto el cliente cancela la cita, ya no es necesario intervenir mucho más. En ese momento, la base de datos de la empresa puede actualizarse automáticamente para facilitar la ocupación de los huecos disponibles.
Gracias a la función de cancelación, es posible recibir a clientes de última hora en sectores como el ocio y la hostelería, por ejemplo.
Consejos para empezar con buen pie en el envío de SMS de recordatorio de citas
Encuentra un buen proveedor de soluciones de envío de SMS
No todos los proveedores de SMS de marketing comprenden siempre las necesidades de los diferentes sectores profesionales, así que asegúrate de elegir el más adecuado para tu situación. En SMSpubli, estamos acostumbrados a tratar con todo tipo de empresas y podemos ofrecerte toda la ayuda que necesitas tanto a la hora de empezar a utilizar el servicio como durante toda nuestra colaboración.
Un buen proveedor te ayudará con el envío de SMS masivos y de SMS automatizados. Asimismo, debe poder integrar esos envíos en tus sistemas de marketing actuales y en tus comunicaciones internas.
Aunque el coste es un factor importante, el valor añadido que aporta un sistema de SMS de recordatorio de citas no se mide únicamente por la inversión realizada. También es importante tener en cuenta el ahorro que se obtiene al reducir las cancelaciones de última hora y las citas perdidas. La plataforma de SMS que elijas debe incorporar funciones de seguimiento que te permitan controlar las tasas de apertura y de clics, además de las respuestas. De este modo, podrás realizar un buen seguimiento del rendimiento.
