SMS para tu colegio, escuela o instituto

Los SMS para tu colegio, escuela o instituto son una excelente herramienta para establecer relaciones sólidas y mantener una comunicación efectiva entre profesores, alumnos y familias. Los SMS masivos son la herramienta de comunicación perfecta que aporta un ahorro potencial de tiempo y una mejor organización en cuanto a la difusión de información. Por ejemplo, pueden usarse para avisar de que están disponibles las tareas y las valoraciones en la página web del colegio o instituto. O también, para alertas sobre cambios de horarios o de personal de recepción.

Buen desempeño comunicativo: SMS colegio, escuela, instituto

Sin lugar a dudas, entre tantos canales de comunicación resulta complicado determinar cuál es el más eficiente para nuestro colegio o instituto. Y para realizar una buena elección es necesario evaluar dos factores principales: la accesibilidad y la comprensión de los mensajes a transmitir.

Por un lado, la accesibilidad de los SMS es enormemente alta. Pues las personas que los reciben no deben descargarse ninguna aplicación externa para poder leernos. Además, tienen una tasa de apertura de aproximadamente un 95%, lo que garantiza que casi toda tu lista de envío va a ver tu comunicación.

Por otro, la comprensión de los mensajes de texto es sencilla y eficaz. Con tan sólo 160 caracteres debes transmitir todo lo que quieres decir a tus clientes, por tanto, debes ser conciso, claro y directo. Todo ello facilita que tus destinatarios capten tu mensaje a la perfección.

Así que, ¿cuál es la utilidad de los SMS para los centros educativos? Existen un sinfín de formas para utilizar eficiente y eficazmente los SMS en colegios e institutos, y para no alargarnos, te mostraremos a continuación los usos más comunes que tienen los mensajes SMS.

10 usos del SMS para colegio, escuela e instituto

Si bien es cierto que multitud de centros escolares usan aplicaciones para comunicarse con las familias, profesorado y personal de soporte, muchos otros centros educativos prefieren usar los SMS masivos. Su versatilidad y visibilidad hacen que los directores se decidan por ofrecer esta tecnología como vía de contacto.

Según nuestra experiencia acompañando centros académicos diversos, los casos uso más frecuentes de los SMS para colegios e institutos son:

1. Avisar de tutorías, reuniones o entregas de notas a los padres.
2. Informar y recomendar actividades extra-escolares y cambios en las mismas: fútbol, baloncesto o baile, entre otras.
3. Recordar fechas de revisión, exámenes y otras evaluaciones relevantes y pendientes.
4. Comunicar las calificaciones obtenidas en las tareas realizadas durante las clases.
5. Informar de las no asistencias justificadas y no justificadas.
6. Notificar la realización del pago mensual, trimestral o semestral, y las posibles ofertas en las diferentes actividades disponibles.
7. Difundir los eventos, fiestas, aniversarios y otras actividades dentro del colegio o instituto.
8. Envío de felicitaciones y mensajes de ánimo con el fin de motivar a los estudiantes en fechas concretas.
9. Realizar cuestionarios con el fin de mejorar la motivación de los alumnos con las diferentes asignaturas.
10. Informar sobre todos los cursos disponibles en el instituto, escuela o colegio.

El estándar de excelencia de un instituto es concedido tanto por la calidad de la oferta académica como por su administración y canales de comunicación. A través del SMS para escuelas y colegios, es posible mantener un alto nivel de excelencia y receptividad, y mejorar la información de los padres con respecto al desempeño de sus hijos y calificaciones obtenidas.

Sin embargo, no debemos pensar en los SMS sólo para que la dirección se comunique con el resto de usuarios. Sino que también puede ser útil para los servicios complementarios como las actividades extraescolares, la biblioteca, el comedor o el AFA (Asociación de Familias de Alumnos).

Hemos recopilado algunos ejemplos prácticos para que empezar a conectar con toda la comunidad educativa no sea complicado.

Plantillas para la vuelta al colegio

Los servicios de SMS para escuelas son una forma simple y efectiva de comunicar información crítica. Desde el progreso de los alumnos hasta eventos, reuniones de familias, cierres de escuelas y pagos. De hecho, diferentes investigaciones muestran que las escuelas que usan mensajes SMS para impulsar la participación de los estudiantes experimentaron un aumento del 7,3% en la asistencia.

Pero, ¿qué tipo de comunicaciones son eficaces para mejorar la relación entre toda la comunidad educativa?

Comunicaciones de emergencia

Como se puso de manifiesto con la pandemia de Covid-19, las escuelas deben poder comunicarse rápidamente con las familias  y los estudiantes. Especialmente durante emergencias. De media, los mensajes SMS se abren dentro de los 3 minutos posteriores a la recepción. Por lo tanto, ofrecen una forma mucho más efectiva de comunicar mensajes de emergencia que los canales tradicionales como el correo electrónico.

Con un solo clic, los centros pueden enviar mensajes y notificaciones vitales a miles de familias a la vez. Lo que las mantiene informadas y les notifica cualquier situación extraordinaria al tiempo que minimiza el riesgo para el personal y los estudiantes.

Ejemplos de SMS de comunicaciones de emergencia

• Estamos experimentando un aumento en los casos de [insertar preocupación de salud] en toda la escuela. Si su hijo/a tiene algún síntoma, manténgalo alejado de la escuela y avísenos lo antes posible. Gracias, [nombre de la escuela]

• CIERRE DE ESCUELA. Estimado/a [nombre], debido a [insertar problema], cerraremos la escuela a partir de [insertar fechas] y continuaremos con las clases en remoto. Visite [insertar enlace] para obtener más información o responda AYUDA para obtener más ayuda.

Alertas y recordatorios

Los SMS son ideales para mantener informados a familias y recordarles eventos importantes como fiestas y celebraciones, inicio de actividades y, como se mencionó anteriormente, cancelaciones o cierres imprevistos, incluso con aviso tardío.

Ejemplos de SMS de alertas y recordatorios:

• Hola [nombre], la reunión de familias de los cursos de secundaria está programada para el [fecha] a partir de las [hora]. Responda ‘SÍ’ si planea asistir.

• Hola [nombre], este es un recordatorio de que el [actividad extraescolar] continuará nuevamente a partir del [fecha]. Responda «SÍ» si su hijo/a aún planea asistir. Gracias, [nombre de la escuela].

Reuniones con las familias

Las reuniones de familias y profesorado pueden ser estresantes para todos los involucrados. Los SMS ofrecen una forma mucho más sencilla de organizarlas. Al tiempo que controlan a aquellos que aún no han reservado y permiten a las familias hacer preguntas con anticipación. Configurar las comunicaciones con anticipación puede ayudarlos a funcionar mucho mejor.

Ejemplos de SMS de reuniones con las familias:

• Hola [nombre], [maestro/a] ha solicitado una cita para [insertar hora] el [insertar fecha] para analizar el progreso de [nombre del estudiante]. Responda con SÍ para confirmar. Gracias [nombre de la escuela].

• Estimado/a [nombre], para confirmar que tiene una reunión con [maestro/a] el [fecha] a las [hora]. Gracias [nombre de la escuela].

Recordatorios de pago

Hay muchos gastos a los que las familias deben hacer frente, desde viajes escolares hasta eventos, dinero para el almuerzo y uniformes escolares. Parte de esto puede perderse en el mar de comunicaciones de la administración. Del mismo modo, como las escuelas a menudo tienen que generar sus propios fondos, los servicios de SMS para escuelas ofrecen una forma más rentable de mejorar las donaciones para cualquier actividad de recaudación de fondos que se quiera realizar.

Ejemplos de SMS de recordatorios de pago:

• Estimado/a [nombre], su pago de [insertar monto] vence el [insertar fecha] para [insertar evento/viaje]. Pague aquí: [insertar enlace]. Póngase en contacto si necesita más información. Gracias [nombre de la escuela]

• Hola [nombre], estamos recaudando fondos para nuevos equipos científicos y le agradeceríamos que pudiera ayudar. Siga el enlace [insertar enlace] para donar. Gracias, [nombre de la escuela]

Actualizaciones de asistencia, progreso y exámenes

Desarrollar un fuerte compromiso entre la escuela, los estudiantes y las familias es la clave para mejorar la asistencia y reducir las ausencias injustificadas, mientras se alerta a los padres o tutores sobre cualquier logro o problema.

Además, las comunicaciones frecuentes pueden ayudar a las familias a mantenerse informadas y sentirse más involucradas en el progreso de sus hijos. Permitirles acceder a informes y calificaciones en línea puede reducir el papeleo innecesario y ayudar a conectar con padres no tan implicados.

Ejemplos de SMS de actualizaciones de asistencia:

• Hola [nombre], notamos que [estudiante] estuvo ausente de la escuela hoy. Llámenos lo antes posible al [número]. Como recordatorio, todas las ausencias deben informarse antes de las 8:45 am.

• Hola [nombre], los resultados de final de curso ya están publicados. Revíselos con su hijo y firme el informe al final: [insertar enlace].

Comunicación con el personal

El correo electrónico ha servido como un canal seguro y confiable para comunicarse con el personal o los maestros suplentes. Sin embargo, para cualquier solicitud urgente, el SMS es una opción mucho mejor y permite la comunicación instantánea.

Ejemplos de SMS para la comunicación con el personal:

• Hola [profesor/a], el [insertar fecha] los alumnos estarán libres, pero hemos organizado el siguiente calendario de reuniones para evaluar el funcionamiento del centro. Gracias [nombre de la escuela].
  

Ventajas de usar los SMS masivos

Ya sabemos que los SMS tiene una gran tasa de apertura y de conversión. Esto hace que la visibilidad de las comunicaciones que envías a través de este canal sea muy alta. Piensa en qué tipo de acción quieres llevar a cabo y hazlo a través de un mensaje de texto. Seguro que el retorno de esta iniciativa será muy alto.

A continuación, repasamos algunas ventajas del envío de campañas de marketing a través de SMS:

• Agilizas los procesos administrativos. No debes esperar a que alguien coja el teléfono o responda un largo correo electrónico.
• Reduce el absentismo. Facilita la información sobre clases y actividades para que nadie se las pierda.
• Mejora el rendimiento del alumnado. Puedes enviar comunicaciones con materiales y recursos complementarios al temario de la clase.
• Evita la sobrecarga de información. En momentos en los que los buzones de correo van a estar repletos de mensajes, usa un canal diferente para ganar visibilidad.
• Optimiza la comunicación interna. Envía avisos y alertas al profesorado para que estén siempre atentos a las últimas novedades del centro.
• Gestiona préstamos de la biblioteca. Evita que el alumnado devuelva tarde los libros prestados enviándoles un sencillo recordatorio.

Estas son sólo algunas ventajas del incorporar los mensajes de texto a tu centro. Seguro que cuando empieces a enviar campañas descubrirás más beneficios.

¿Cómo utilizar una plataforma con el objetivo de enviar SMS para institutos y colegios?

A través de nuestra plataforma es posible llevar a cabo una estrategia de SMS para institutos y colegios en pocos minutos, con presupuestos bajos y con un margen de respuesta potencialmente alto.

Para empezar debemos contar con una base de datos divida en grupos con los números de teléfono, nombres, apellidos y otros campos de información de los padres y alumnos. Y posteriormente, es necesario escribir un texto corto, preciso y agregar, si fuera necesario, links hacia la página del centro educativo.

El colegio o instituto tiene la opción de elegir la cantidad de contactos que desee, variando entre padres, alumnos, profesores y ex-alumnos, entre otros. No existe límite en el número de personas relacionadas con el centro al que se desea enviar SMS Masivos.

En definitiva, el SMS masivo garantiza la recepción inmediata, segura y directa de la información a las personas interesadas. A diferencia del e-mail marketing, el SMS para escuelas cuenta con una tasa de entrega de casi el 100%, gracias al interés de los padres por conocer el desempeño de sus hijos en el colegio, escuela o instituto.